タラハシーの公益事業でサービス、品質、生産性の向上を実現

フロリダ州タラハシーに住む 180,000 人以上の市民は、多くの重要なサービスを地元自治体に頼っています。 次のビデオでは、ビジネスシステムアナリストの David Carnes 氏とビジネスプロセスソリューションマネージャーの Brian Scott 氏が、同市でどのように Tableau を利用しているかを語ります。

ビデオ 1 では、水質データから迅速かつ容易にインサイトを引き出せるようになったことで、どれだけ排水処理施設のマネージャーに喜んでもらえているかについて Carnes 氏が説明します。

ビデオ 2 では、Tableau のビジュアライゼーションにより、下水管洗浄チームの生産性を公益事業マネージャーが把握しやすくなり、その結果、マネージャーが下す意思決定により生産性が 30% も向上したことについて、Scott 氏が話します。

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Tableau: Tableau とデータの活用の仕方について教えてください。
ビジネスシステムアナリスト、David Carnes 氏: 私がやり取りすることが最も多いのは、マネージャーと現場作業担当者たちです。 この人たちこそ本当にデータを必要としているので、タイムリーに提供できるように心がけています。 Tableau のおかげで、排水処理のマネージャーたちと本当に良い関係を築くことができています。

Tableau: Tableau の最初の用途は何でしたか。
Carnes 氏: この案件で最初に作成したビジュアライゼーションは、全窒素に関するものでした。 以前の方法では、別々の 4 つのグラフで、日別、週別、月別、年別の情報を確認していました。 私はそのすべてをひとつにまとめ、傾向線なども表示されるようにしました。 ある日私は駐車場で上級管理職に話しかけられ、同じページ上ですべてのデータが見られて本当に素晴らしい、と言っていただきました。 同市の実績が確認できることも、私たちが提供したビジュアライゼーションについても、喜んでくれています。 おかげで、本当に良い関係を築くことができました。

Tableau: Tableau を使って取り組まれたプロジェクトは他にもありますか。
Carnes 氏: Tableau を使って実現したことはたくさんあり、とても誇らしく思っています。 つい最近作成したダッシュボードとしては、排水処理施設から排出される、リンを含んだ排水に関するものがあります。 リンおよび全窒素については規制があります。これらは、肥料の主原料となるもので、帯水層への影響があり、近郊の水源に多大なインパクトを与えるからです。 そのため、これらの値を追跡し、低い数値を維持することが望まれます。

あるニーズが発生し、ある日の午後に排水処理施設のマネージャーから依頼を受けました。翌日の午前中には、ダッシュボードを完成し、データを調査して、その方が確認する必要があった内容を理解できました。

私が最初のバージョンを作成した後、週次、月次、および年次の平均値も追跡していると言われました。それぞれの平均値の上限は 1 日あたりの上限値よりも低いのです。 そこで急きょ、バージョン 2 に取り掛かりました。下部にスパークラインを追加し、現在の状況がわかるようにしました。したがって、日次の数値を確認して、規制に準拠しているかどうか確認し、上限値を超えるとすぐに気付くことができるようにしました。 このようにして、素早く改善することができました。

Tableau を使い始める前は、リンのデータは以前のツールで表示され、あちこちクリックしなくてはならず、結果にも大した内容は表示されませんでした。 時間の経過に伴う変化に気付くのは困難でした。 ですから、多くのデータを、期間の異なるものもすべて 1 つの画面で表示できるようにしたときには、本当に喜んでもらえました。

Tableau: この変更によって、あなたご自身にはどのようなメリットがありましたか。
Carnes 氏: Tableau に移行したことで得られたメリットの 1 つは、追跡する情報の更新を自動化できることです。 以前は、独自のシステムから自動的に出力されるファイルを誰かが取得し、 Excel で開き、データをマージし、保存して、別のツールに取り込むと、そのツールでグラフが作成されます。その後、そのファイルをポータルに表示するために、サーバーに移していました。 今では、データはもうそこにあります。 アクセスして利用するだけです。

マネージャーは定期的に集まって話し合いをしています。上司がその会議から戻って来て、会議で私たちのことが話題に上がり、良いフィードバックがあったと言われると、本当に嬉しいです。 すべてのマネージャーの前でフィードバックが行われたため、彼らは皆、他に何かできることはないかと考え始めました。 こうして認められたことも、とても良いことです。

Tableau: 現在の取り組みの中心になっているのは、どのようなことですか。
ビジネスプロセスソリューションマネージャー、Brian Scott 氏: 私たちは、優れた顧客サービスと最高品質の製品をユーザーに届けることを目指しています。

Tableau: データ分析はどのように役立っていますか。
Scott 氏: データを視覚的に確認できること、そして複雑な関係を非常に短時間で把握できることの価値が認識されており、さらにビジュアライゼーションを作ってもらいたいという追加の依頼をお客様から何度も受けています。 関係を調査してみようと思ったことがないことでも、さまざまな事業部門から依頼を受けて、それを表現するビジュアライゼーションを作成しています。

Tableau: Tableau を使用した具体的なプロジェクトを挙げていただけますか。
Scott 氏: 公益事業の仕様事例の話をすると、私たちは下水本管洗浄時の作業効率を評価するために Tableau を使用しています。 この場合、指標となるのは、完了した作業工程の数ではなく、リニアフィート単位で実際にどれだけ洗浄されたかです。 そこで、管理者がリアルタイムに把握できるビジュアライゼーションを構築しました。担当者が洗浄した分量を個人別に、リニアフィート単位で、過去数日間またはその日の分について表示するものです。 この機能を公開してから、一部のグループで生産性が約 30% 向上しました。

繰り返しの多いプロセスでした。というのも、作成したビジュアライゼーションを提示したところ、彼らが言うには、一部の作業担当者がそれを見て、自分はまだ 2,000 リニアフィートしか洗浄していないけれど、作業していたモンロー通りは交通量が多く、担当者の一人は終日交通整理をしていた、と主張したそうなのです。

そこでプロセスを中止し、アプリケーションに戻って、作業場所は交通量の多い状態だったのか、作業しやすい状態だったのかを追跡できる機能を追加し、その情報をビジュアライゼーションにマッピングしました。 私と管理者と現場担当者の間で、非常に繰り返しの多いプロセスを通じて、実施されている作業が適切に捉えられているかを確認していきました。

Tableau: そのプロジェクトにはどういった方が参加されていたのですか。
Scott 氏: 下水本管洗浄処理に携わっている 5、6 名の担当者がいました。結果として、年間に洗浄された距離は、総リニアフィートで約 50,000 フィート増加したと思います。

Tableau: それでおおよそ 30% の生産性向上ということですね。すごいですね。 結果はいかがでしたか。
Scott 氏: 他にも並行して行われていることがあったのですが、結果の 1 つとしては、市内の下水道越流水を大幅に削減することができました。このデータ追跡の改善を開始して以来、予防保全のレベルでも事前対策を講じることができるようになったからです。 多くの場合、最高の結果が生まれるのは、自由な形で物事に対処できるときです。そして、そういう状況を非常に作りやすくしてくれるのが Tableau です。

Tableau: どのようなデータソースを使用されていますか。
Carnes 氏: メインのデータストアは、Oracle データベースであることが多いです。 人事用の全社的なシステムや、顧客情報サービスおよびシステム、さらに PeopleSoft の財務データもあります。 私は、それぞれの担当者に会いに行って話をしました。 私が取り組んでいることについては特に話さず、彼らが必要としていることや、データの優先事項について確認するようにしたかったのです。 そして、彼らの希望だけでなく、ニーズを把握しようと努めました。

Tableau: ライブ接続と抽出のどちらを使用されていますか。 どちらを使うかはどうやって決定されましたか。
Scott 氏: データソースの使用状況は、使用事例ごとにかなり差があります。 たとえば、1 分単位で更新されるようなデータを扱う状況があり、その場合はどうしてもライブ接続を使用する必要があります。 また別のケースで、ビジュアライゼーションの応答性がより重要な場合では、2 時間おきあるいは 1 時間おきにデータ抽出の更新を実行します。